Guide pour mieux répondre aux questions sur les appels d’offres

Afin d'améliorer la qualité de vos réponses aux appels d'offres et vos chances de remporter l'appel d'offres, il est indispensable de respecter quelques étapes simples. Ces actions de base expliquent les meilleures pratiques en matière de rédaction d'appels d'offres. Vous verrez également comment éviter les erreurs courantes dans les appels d'offres.

Répondez à toutes les questions du règlement de la consultation  

Répondez à toutes les questions autant que possible. En d'autres termes, ne laissez aucun vide. Sinon, vous ne pouvez pas être noté et cela signifie zéro point / pas de score. Ne falsifiez pas une réponse - si vous n'êtes pas sûr, demandez de l'aide. Vérifiez également que vous avez bien répondu à la question posée.

Dites la vérité !  

Il est souvent tentant de donner la réponse attendue, par exemple : "Votre entreprise est-elle certifiée ISO 9001 ? Plusieurs entreprises ont répondu : "L'entreprise est en train d'obtenir l'accréditation 9001". Les acheteurs savent que cela se traduit normalement par "Non, et aucune intention de l'obtenir".

Donnez donc une réponse positive en ajoutant la date à laquelle elle doit être obtenue (si vous êtes vraiment dans le processus) ou indiquez que vous n'avez pas la certification 9001, mais que vous avez des processus de qualité déjà en place et que vous seriez prêt à l'obtenir. Ou bien dites tout simplement non. 

Fournir toutes les informations demandées  

Vérifiez que tout y est inclus. Les acheteurs ne peuvent pas donner de bonnes notes à des informations manquantes. Un problème typique dans ce cas est de ne pas joindre les comptes corrects de l'entreprise, les documents ou polices d'assurance ou encore le fait de ne pas remplir correctement le barème de prix… Mais surtout réussir l'argumentaire commercial pour valoriser votre offre technique.

Ne pas s'écarter du sujet  

Assurez-vous que vous répondez vraiment à la question et soyez concis. Copier et coller une offre similaire sans l'éditer prudemment peut souvent conduire à des réponses erronées et imprécises... au risque, là encore, d'obtenir de mauvaises notes. En effet, de nombreux appels d'offres limitent désormais la quantité de contenu que vous pouvez fournir. De ce fait, il faut aller à l'essentiel pour pouvoir convaincre l'acheteur.  

Considérez les critères d'évaluation  

La plupart de passation de marchés publics vous proposeront un critère d'évaluation qui leur permet de noter votre réponse (par exemple : 30% pour le prix, 60% pour la présentation de méthodes, 10% pour la présentation/visites de sites…). Ces critères seront souvent décomposés de manière plus détaillée. Utilisez-les pour voir où vous devriez concentrer vos efforts. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez voir que les énoncés de méthode sont plus importants que le simple fait d'être le moins cher. Attention être le moins disant n'est pas un gage de qualité 

Innovation  

Très peu d'organisations veulent rester immobiles, elles veulent faire mieux. C'est pourquoi il est important de montrer comment vous pouvez apporter de nouvelles idées à un marché. Dans ce monde en évolution rapide, les choses changent constamment et l'innovation démontre également que vous êtes flexible et capable de fournir plus qu'une solution.

Valeur ajoutée  

Les clients cherchent toujours à obtenir une meilleure offre. La valeur ajoutée sera donc toujours un élément indispensable de votre offre. Cela signifie qu'il faut proposer un meilleur rapport qualité-prix, et non une réduction des prix. Vous pouvez, à titre d'exemple, ajouter à votre offre un service qui ne vous coûte rien ou presque, mais qui permet à votre client d'économiser de l'argent. Cela les intéressera sûrement !

Différenciation  

L'innovation et la valeur ajoutée vous aident également à vous démarquer. Si l'acheteur reçoit 25 offres qui sont toutes très similaires, mais que vous avez fait preuve de nouvelles idées, des améliorations et d'une valeur ajoutée, alors vous augmentez vos chances de réussite. D'où l'intérêt d'avoir un mémoire technique compétitif c'est primordial pour conquérir de nouveaux appels d'offres.

Valeur sociale  

Pour les marchés publics, vous devez souvent démontrer une valeur sociale. Cela concerne, en général, l'intérêt économique, social et environnemental du "domaine concerné".

Faites preuve de compréhension  

Une fois que vous avez pris en compte ces aspects, montrez votre compréhension dans votre réponse à l'appel d'offres. Cela permet d'engager les acheteurs qui verront que votre réponse est entièrement axée sur leurs besoins. Cela contribuera, par conséquent, à augmenter votre score et donc à multiplier vos chances de gagner le marché.  

Empathie  

Pensez aux questions auxquelles ils sont confrontés, par exemple les objectifs, les problèmes, les besoins, etc. Puis montrez votre compréhension - si vous pouvez aussi montrer comment vous aiderez à résoudre leurs problèmes – ce sera beaucoup plus efficace !

Qu'est-ce que les clients y gagnent ?  

 N'oubliez pas que vous ne cherchez pas seulement à fournir une prestation pour un prix. Vous devez leur proposer une solution qui les aide à aller de l'avant / à résoudre un problème / à s'améliorer / à économiser de l'argent, avec une haute qualité environnementale etc. Cela signifie qu'il faut mettre en avant les avantages que l'adjudicateur ou le client peut en profiter.

Dites-leur ce qu'ils y gagnent en leur montrant les intérêts de vous choisir. Dans la formation à la vente, vous apprenez la différence entre les caractéristiques et les avantages :

Les caractéristiques sont ce qu'elles sont (par exemple, un gestionnaire de contrat dédié). Les avantages disent ce qui est fait (par exemple vous aurez quelqu'un qui gère votre contrat sur une base quotidienne et qui sera sur place / de garde pour résoudre personnellement et immédiatement tout problème). Cela vous permettra non seulement d'économiser du temps de gestion, mais aussi de garantir un service de haute qualité en permanence. 

Facilitez la tâche de l'examinateur  

N'oubliez pas que plusieurs personnes évalueront votre offre ou votre réponse aux appels d'offres. Donc, facilitez la lecture de votre document, mettez des annexes, etc. Il leur sera ainsi plus facile de vous donner de bonnes notes !

Optimisez la navigation  

  • Utiliser les numéros de page
  • Montrez le nom et les coordonnées de l'entreprise vers l'avant - pour qu'ils puissent vous contacter facilement !
  • Si possible, utilisez les en-têtes et les pieds de page pour contenir des informations utiles, par exemple le nom de la section, le contenu, le nom de la société, etc.
  • Faire des références croisées le cas échéant et les expliquer afin qu'ils puissent trouver facilement les références.
  • Faites attention à la mise en page, au style et à la copie
  • Les puces permettent de mettre l'accent sur certains points et les rendent faciles à assimiler
  • Utilisez des images - une image vaut mille mots
  • Les diagrammes sont souvent un meilleur moyen de présenter des informations que de longs passages de mots, par exemple des organigrammes démontrant un processus.

Soyez professionnel  

Votre réponse à l'appel d'offres est votre vitrine, alors faites en sorte qu'elle soit intelligente, claire, concise et meilleure que celle de vos concurrents !

Mais ne soyez pas trop modeste. Faites-leur savoir à quel point vous êtes doué ! Alors, utilisez des preuves :

  • Exemples
  • Études de cas
  • Témoignages

Si vous avez besoin d'aide pour répondre à des questions sur les appels d'offres, contactez-nous pour remporter des marchés publics et privés !

Conclusion  

Toutes les mesures ci-dessus sont assez simples et faciles à mettre en œuvre. Suivez-les et vous améliorerez vos réponses aux appels d'offres. Et vous gagnerez, en conséquence, plus d'appels d'offres !

Bonne chance !

Comme toujours, toute réflexion ou tout commentaire sur les réponses aux questions relatives aux appels d'offres est toujours apprécié.

 

Commentaires

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Invité
mardi 22 septembre 2020
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