Comment bien préparer le dossier de soumission à un appel d’offres ?

Plusieurs organisations tant privées que publiques répondent aux appels d'offres afin d'obtenir un marché. Pour gagner le projet, les entreprises doivent se démarquer de ses concurrents et surtout maîtriser le processus de soumission à un appel d'offres. Dans cet article, vous allez découvrir comment s'organiser pour remporter les avis d'appels d'offres auxquels vous voulez participer. Vous obtiendrez des conseils utiles sur la manière de préparer votre dossier de soumission à un appel d'offres.  

Lisez chaque document d'appel d'offres

Parfois, il n'y aura qu'un seul document d'appel d'offres à lire : « le règlement de la consultation ». Toutefois, d'une manière générale, vous aurez à analyser un certain nombre de documents avant de pouvoir commencer. Notez une liste des informations clés dont vous devez tenir compte avant de commencer à répondre. Ces informations pourraient inclure :  

1. La valeur du marché par an  

Vous devez vous assurer que votre chiffre d'affaires est suffisant (au moins le double) pour répondre à ce besoin. De plus, la valeur mérite-t-elle votre temps ?  

2. La description du domaine d'activité  

Assurez-vous de savoir exactement si la demande concerne votre secteur d'activité avant de vous engager à rédiger la réponse. S'il s'agit, par exemple, d'un appel d'offres pour des services de sécurité et que votre entreprise fournit des services de gardiennage, cela ne vous conviendra pas si la description précise qu'il s'agit en fait de l'installation et de l'entretien d'un système de télévision en circuit fermé. Les titres des marchés d'appel d'offres peuvent parfois être trompeurs, alors assurez-vous d'avoir consulté une description complète avant de commencer.  

3. Les délais ou les échéances  

Dans certains cas, le donneur d'ordre inclut un tableau pratique qui détaille les dates importantes (date et heure limite de soumission, délai de présentation ou d'attribution du marché). Prenez note de toutes les dates fournies pour savoir le temps qui vous reste pour la rédaction du document.  

4. Conseils pour l'envoi de la soumission  

Dans la majorité des cas, les entreprises soumettent l'offre par le biais de la plateforme où elles ont téléchargé les documents. Toutefois, il faut toujours lire attentivement les instructions relatives liées à l'envoi de la soumission pour savoir réellement que c'est bien le cas. En effet, occasionnellement, il sera vous demandé de faire parvenir les offres par la poste ou directement via une adresse de messagerie électronique spécifique.  

5. Critères de format de document  

On vous exigera, en principe, la présentation de votre réponse à l'appel d'offres dans un document dont le format est déjà établi par l'acheteur. Certains acheteurs sont très précis en ce qui concerne la taille des caractères, l'espacement des lignes et la mise en page. Il convient alors de bien vérifier ces informations, car votre candidature pourrait être refusée si elle ne respecte pas ces exigences. Par contre, dans certains cas, l'acheteur n'indique pas le format de la réponse. Si c'est le cas, réfléchissez à la façon dont vous présentez votre mémoire technique entre autres. Celui-ci se doit toujours d'avoir l'air professionnel. La présence de logo de votre entreprise sur votre dossier et le format pdf, non en format Word, contribuera à donner à vos réponses un aspect plus soigné et plus professionnel.  

6. Critères d'évaluation  

Les critères d'évaluation sont différents pour chaque appel d'offres. En règle générale, vous devez examiner ce qui est le plus important pour le commanditaire : le coût ou la note technique. Si le marché doit être évalué à 60% pour le mémoire technique et à 40% pour le prix, vous saurez que la qualité de vos réponses technique sera plus importante et qu'un score élevé dans ce domaine sera pertinent pour avoir une chance de remporter l'appel d'offres. Si l'offre est évaluée à 30% pour la partie technique et à 70% pour le coût, il est évident que c'est le prix qui compte le plus.  

Planifiez votre travail  

Se lancer directement dans l'écriture de l'offre est une erreur fatale. Il faut d'abord tout planifier en abordant les questions de manière chronologique. Cela peut vous éviter de vous sentir débordé plus tard, ce qui ne fera qu'entraver votre progression.

Décomposez chaque question  

Tout comme vous avez décomposé les documents d'appel d'offres eux-mêmes, décomposez chaque élément de question. Pour plus d'informations sur la manière d'y procéder, consultez notre article sur guide pour mieux répondre aux questions dans les appels d'offres.

Conclusion  

En bref, la chose la plus importante à faire lorsque vous soumettez une offre est de vous investir plus de temps. Consacrez beaucoup de temps pour examiner un à un tous les critères. En faisant cela, vous aurez de fortes chances d'être sélectionné pour exécuter le marché !

Si vous avez d'autres bons conseils sur la planification de dossier de soumission à l'appel d'offres, veuillez ajouter vos commentaires..

 

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Invité
lundi 28 septembre 2020
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